高效PPT是怎样炼成的

icyblood

今天有机会能在这里与大家交流一下做PPT的心得。我给这个分享取了个看起来像广告的题目：高效PPT是怎样炼成的。
第一部分：引子
首先想问大家几个问题：
1.一个20来页的PPT一般要花多少时间？
2.时间分配是不是这样的？


3.你改一个PPT最多是多少次？
心中默默思考这几个答案，然后请根据我说的故事进行反思。
第二部分：理发的启示
PPT在某种程度上也算是创意活，按理说花多少时间要看天时地利人和等各种因素，没有真正的捷径可走。但是，如果我们能适当调整一下时间安排，或许可以让自己走得更顺畅一点。
在具体阐释之前，我们先聊聊理发吧，是的，理发。
想必大家（特别是男生）一般一两个月都会去一次理发店吧。理发师傅在理发的时候一般是怎么操作的呢？
第一，先根据我们的要求整体修正出大概摸样；
第二，对特定的部分进行精细化加工；
第三，洗洗吹吹，做最后的修剪。
如果他从一开始就对某一部分进行精修，那效率——大家应该能想象。
（这块有一个神图，论发型的重要性）






轻松之后，引申到PPT的制作，大家有没有什么启发？
简单来说就是：不要一蹴而就，而要步步为营！
第一遍：在特定的模版里将内容放进去（70分及格水平即可）。60%的时间。
第二遍：对重点内容进行精修（90分水平）。40%的时间。
用一张图来解释：


那么，这样做到底有怎样的好处呢？
第一，保证整体水平。
避免因为后期时间不多导致的虎头蛇尾。
第二，制作更有效率。
特别是如果时间还比较充分，那就分两天进行：第一天完成第一步，一些遗留问题记在心里；第二天进行修改的时候会发现各种新鲜想法呼之欲出。
第三部分：PPT制作八步法
在《PPT炼成记》（果然，植入广告来了）里，基于这个基础的逻辑，我将PPT的制作过程扩充为了8步，在这里与大家分享一下：
第一步：提取内容。
将原材料另存文档，以免之后改动太大忘了最初的逻辑拖到。
之后在文档上进行以下操作：
1.将要放入PPT的内容标注；
2.适当总结段落大意；
3.标明层次关系。


第二步：搭建骨架。
在纸上（或思维导图软件）上画出该文章的逻辑图，掌握全局框架。有力的骨架可以帮助我们理清讲稿的思路，让整个展示逻辑清晰。
特别是在大型PPT（比如60页以上）的制作中，此方法的优势异常明显。


第三步：制作母版。
一个基本的PPT母版需要解决三个问题：
第一是文字内容，这里包括字体、字号、行距、缩进；
第二是配色方案；
第三是版式设计。


第四步：制作导航页。
导航页包括目录页和转场页，它能快速将PPT模块化。


第五步：制作“基本”内容页。
将大概的内容“放”入PPT，不强求设计，不丑就好。


第六步：制作封面和封底。
刚开始学做PPT时，很多人容易陷入这样一种情况：对封面的方案总是不满意，不断地修改，时间过去了，最后还没有一个满意的方案。之后因为时间被耗在了开头，其余内容质量也受影响。所以，而将封面放到最后，心态上胸有成竹，行动上也就更易一鼓作气。


第七步：精细化加功能。
到目前为止，一个及格版的PPT已经成形。如果还有时间，可以对内容进行精细化加工：图形化，用图像表示文字信息；加动画，让内容呈现层次分明；小部件，页面排版多样化。


第八步：PPT完成后相关事宜。
PPT完成并不代表操作结束，一些疏忽可能会毁掉几个小时甚至几天的心血。完成PPT后请注意是否有做到：
1.内容审查：有无错别字，逻辑是否清晰。字体嵌入：保证字体在别人电脑上能看到。
2.兼容性检查：该PPT是哪个版本，能否在其他电脑上播放。
3.备份：另存一份保存到云盘（比如微云、百度云）或者邮箱，以免U盘中病毒文件出问题而影响汇报。


第四部分：该方法的延伸
其实，这个方法不只可以运用于PPT的制作，也可以套用到我们平时的写作、报告中去，比如我写《PPT炼成记》这本书的时候就深有体会：
与出版社签订合同之前，需要提交一份样章。写这部分的时候异常痛苦：因为每一部分都想要最好，所以经常卡在一个地方不能继续下去，这样的结果就是越写越焦虑。之后写正式章节的时候进行了改变，第一稿的时候就一直往前冲，不要管太多质量，把想说的说清楚。然后腾出一天来修改。这时候心理状态完全不同：进可攻高分，退可守及格。反而会有新的灵感和想法产生。
最后，我们总结一下今天的分享：将PPT的制作分为多步进行，先完成基础，再进行提升。
内容很简单，希望对大家有所帮助。

luoxiaobo

楼主很专业，写得很好！